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3 mai 2017 – 20 h 54 min

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Comment mieux gérer son temps?

Soumis par sur 16 mai 2013 – 21 h 48 min

bien gérer son temps

 

Introduction

 

Le temps est illimité mais notre propre temps est limité.

Et vous, savez vous utilisez vous votre temps avec efficacité ?

 

Par exemple, vous dites vous souvent :

  • « Il n’y a pas assez de temps dans une journée ! »
  • « Je ne sais pas ou est passé mon temps ! »

Si oui, ces phrases signifient que vous ne contrôlez pas votre temps de manière efficace.

Dans ce texte, vous allez voir comment gérer votre temps efficacement ; notamment en utilisant le principe de Pareto :

« 80% de votre activité produit 20% de résultats et 20% de votre activité produits 80% de résultats »

 

Une gestion du temps médiocre

Voici une liste d’indicateur d’une mauvaise gestion du temps.

  • La précipitation constante
  • Les retards fréquents
  • La faible productivité, énergie et motivation
  • La frustration
  • L’impatience
  • L’hésitation chronique entre plusieurs alternatives
  • La difficulté à ajuster et à atteindre les objectifs
  • La procrastination

On peut également ajouter :

  • Le perfectionnisme
  • L’enlisement dans les détails
  • Se sentir débordé par la charge de travail
  • Le manque d’assurance
  • Le peu de délégation du travail

 

Exemple 1:

Jason court toujours de tâches en tâches que ce soit au travail ou à la maison.

Pour beaucoup de monde, Jason semble avoir une vie enviable et bien remplie. Cependant, de son coté, il se voit courir dans tous les sens comme un « poulet sans tête » ; dans tous les sens et avec affolement.

Que se passerait-t-il s’il arrêtait de courir constamment ? Jason n’en a pas la moindre idée.

 

Exemple 2 :

Paula a un travail ou elle s’ennuie car elle se sent sous employée. Lorsqu’on lui demande quel type de travail l’intéresserait, elle répond qu’elle ne sait pas.

Lorsque l’on étudie les réponses de nos deux exemples, on constate qu’elles n’on pas de but ou de direction dans leur vie.

 

L’essence même de la gestion du temps, c’est de savoir quelles sont vos valeurs et vos objectifs et de et de faire un usage optimum de votre temps pour atteindre ces objectifs.

 

Connaître son objectif ne signifie pas pour autant que votre gestion du temps va se subordonner à lui. Il va falloir examiner comment utiliser votre temps et supprimer petit à petit les activités qui ne sont pas liées à votre objectif.

 

Mettre en lumière quels sont vos objectifs et vos valeurs

Les valeurs servent à savoir ce qui est important pour vous.

Sichel parle des valeurs en ces termes :

« Ce sont des forces silencieuses qui œuvrent derrière nombre de vos actions et décisions. L’objectif de la clarification des valeurs, c’est de les rendre pleinement conscientes pour que vous puissiez les explorer pour découvrir ce qui est vraiment important pour vous en ce moment. Vous serez beaucoup plus efficace lorsque vous aurez conscience des valeurs que vous avez choisies en tant qu’adulte ; lorsque vous saurez les valeurs qui sont prioritaires pour vous. »

Vos valeurs peuvent être d’ordre différent : sécurité financière, carrière intéressante, adorer les relations, combattre l’injustice…

Hauck propose plusieurs exercices pour identifier quelles sont vos valeurs :

  1. S’imaginer sur son lit de mort en réfléchissant à une vie heureuse et remplie….quels auraient été les ingrédients de cette vie réussie ? Vous ne voulez pas atteindre votre vieil âge avec de nombreux regrets ?  Que faut il que vous fassiez pour ne pas en arriver là ?
  2. S’imaginer que vous avez une maladie grave et qu’il ne vous reste que 6 mois à vivre. Quelles sont les activités que vous allez faire pendant ces 6 mois ?

 

Ces exercices peuvent vous aider à découvrir ce qui est important dans votre vie mais aussi ce qui pourrait vous manquer.

Une fois que vous savez ce qui constitue vos priorités, il faut les transformer en objectif.

Un bon objectif doit être :

  • Précis
  • Mesurable (quels sont les indicateurs qui montreront que vous avez progressé ?)
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Limité dans le temps (votre objectif peut il être réalisé dans le temps imparti ? avez vous pris en compte vos autres responsabilités ?)

 

Les objectifs les plus longs doivent être examinés et remaniés fréquemment (peut être avez vous été trop ambitieux ? l’objectif est il toujours en phase avec vos valeurs ?

Votre objectif doit nécessairement refléter quelque chose que vous désirez plutôt qu’un chose indésirable (ex : « je dois terminer cet essai avant la fin du mois » plutôt que « je ne doit pas faire de procrastination pour finir ce foutu essai !»

 

Surveiller votre temps

Une fois que vous avez établi vos valeurs et vos objectifs, il vous faut maintenant comprendre comment vous utilisez votre temps.

La meilleure façon de faire cela, c’est de noter pendant une semaine tout ce que vous faites dans une journée, heure par heure. Il est préférable de faire cet effort toutes les heures plutôt que d’essayer de se rappeler en fin de journée car il faut que cet enregistrement de votre journée soit le plus précis possible.

Cet enregistrement de votre temps peut se faire dans le cadre du travail mais aussi dans le cadre personnel.

Il vous permettra de réaliser un examen minutieux de votre activité pour voir comment vous perdez du temps ou pour découvrir comment certaines personnes vont cannibaliser votre attention.

Cet exercice augmentera votre charge de travail sur le court terme, mais il vous en fera gagner sur le long terme.

 

Déterminer les tâches prioritaires

Pour faire cela, vous pouvez commencer par catégoriser vos activités en terme d’urgence et d’importance (voir matrice d’Eisenhower pour plus d’infos)

Les taches urgentes demandent votre attention immédiate et une action rapide

Les taches importantes vous concernent vous et vos objectifs

Les activités peuvent être décomposées en 4 catégories

  1. Urgentes et importantes
  2. Non urgentes mais importantes
  3. Urgentes mais non importantes
  4. Non urgentes et non importantes

 

Si on passe trop de temps dans la catégorie 1, on risque de connaître un stress élevé et subir un burn-out car elle correspond aux situations de crise.

Les personnes qui semblent être à la merci des circonstances sont généralement celles qui attendent que les choses arrivent et qui réagissent lorsqu’elles sont là. Les personnes qui sont plus à l’aise sont généralement celles qui voient les choses venir et qui s’y préparent.

 

Les activités de la catégorie 2 vous permettent de prendre les devants, de prendre des mesures pour ne pas être débordé au dernier moment et ainsi éviter les crises et les problèmes.

Il y a du temps pour mettre en œuvre les objectifs, il faut en profiter.

Jones suggère que l’on prenne 60% de son temps pour les tâches proactives et que l’on garde 40% pour les tâches réactives et les tâches routinières.

La proactivité, c’est l’art d’imaginer de nouvelles situations et de les prendre en charge. C’est avant tout une attitude d’anticipation et un comportement orienté vers le changement et l’autonomie. Elle se trouve à l’opposé de l’assistanat. De nos jours, l’employé ne peut plus se contenter de bien remplir la mission qui lui a été confiée. Il doit la faire évoluer en permanence. Une personne proactive provoque le changement au lieu simplement de le subir et de réagir. Elle accepte l’incertitude, ose l’utopie et exploite l’échec pour rebondir. Les proactifs sont des champions du changement et de l’adaptation. Ils sont opportunistes dans le bon sens du terme.

 

Les activités de la catégorie 3 impliquent que vous répondiez aux demandes d’une autre personne.  Comme pour la catégorie 1, il faut réagir à un évènement, mais cet évènement ne chamboule pas l’organisation de vos objectifs.

Les activités de la Catégorie 4 n’ont pas d’importance.

 

Comme nous l’avons vu plus haut, la majorité de votre temps doit être dédiée aux activités importantes (dirigées vers votre propre objectif) mais non urgentes.

Certaines personnes verront cela comme de l’égoïsme ; nous dirons plutôt que vous faites passer vos propres intérêts avant ceux des autres. N’oubliez pas qu’être bien dans sa peau, c’est être bien avec les autres.

 

Repérer les émotions qui bloquent le changement

Prioriser ses activités est assez simple. En revanche, il est beaucoup plus compliqué de travailler avec les problèmes émotionnels. Par exemple, se sentir coupable car vous voudriez passer plus de temps pour vos propres intérêts et vous pensez que vos enfants vont en souffrir (vous serez alors un mauvais parent !)

Un bon programme de gestion du temps doit nécessairement inclure une composante liée aux émotions (modèle ABC).

 

Mieux s’organiser

Nous terminons donc en réalisant des « to do lists » qui priorisent les tâches et qui leur donnent une date limite. Nous constaterons que ces listes refléteront la Loi de Pareto dont nous avons parlé plus haut.

Il faut essayer d’éviter toutes les activités qui vous font perdre du temps car elles n’apportent pas de plus-value à votre travail (pause café, appel téléphonique aux amis…).

Si vous avez plusieurs tâches prioritaires, réalisez la plus pénible ou la plus difficile en priorité. Notez bien que trop de tâches prioritaires signifie peut être que vous vous avez mal catégorisé entre ce qui est essentiel et ce qui peu attendre ; vous risquez de papillonner entre toutes ces tâches et ne pas avancer.

Bien évidemment, vous ne pourrez pas terminer toutes vos tâches prioritaires car il va vous manquer de l’information que n’arrivera peut être pas avant plusieurs jours. Mettez ces tâches en « stand by », elles redeviendront prioritaires lorsque vous aurez toutes les informations qui vous manquaient.

Lorsqu’une tâche est grande ou compliquée, décomposez la en plusieurs parties et allouez leur chacune un temps précis (mieux vaut en avoir plus que pas assez !).

Il peut parfois y avoir une difficulté entre la gestion du temps et la gestion des tâches. Parfois vous vous focalisez sur la gestion du temps et vous surévaluez le temps nécessaire (du coup, vous perdez du temps).  Inversement, si vous voulez être productif, vous vous accordez trop peu de temps et vous risquez d’être pris à la gorge.  Il faut donc trouver un juste équilibre entre la gestion du temps et la gestion des tâches.

Vérifiez bien que les « to do lists » sont en liaison directe avec votre objectif à long terme.

Décidez quelles tâches vous pouvez déléguer et vérifiez bien que la personne que vous choisissez sera capable de l’exécuter avec succès.  Vous aurez ainsi le champ libre pour suivre vos objectifs.

N’utilisez pas votre nouveau « programme de gestion du temps » comme un jouet ; ne vous enlisez pas dans votre planning.  Le planning est un moyen et non une fin…

 

Réalisez les choses importantes lorsque vous êtes au mieux de votre forme

Certaines personnes travaillent très bien la nuit ; d’autres sont extrêmement efficaces tôt le matin.

Faites les choses les plus importantes et les plus exigeantes lorsque vous êtes au top ; lorsque vous êtes dans les meilleures conditions.

La majorité d’entre nous est au maximum de ses capacités avant 10h du matin.  C’est souvent dans la première partie de la journée que vous ferez le plus de chose en faisant le moins d’efforts.  Par conséquent, ne laissez pas les gens vous déranger pendant cette plage horaire. Inversement, utilisez le reste de la journée pour rencontrer les autres et pour échanger.

 

Est ce que ça marche ?

Si votre programme de gestion du temps fonctionne, vous allez ressentir des améliorations : augmentation de l’énergie, productivité et motivation, meilleur sens du contrôle, plus catégorique, plus proactif que réactif, ne pas ramener de difficultés à la maison, prendre de l’assurance, lutter contre la procrastination et le perfectionnisme.  Mais surtout, vous avez assez de temps pour réaliser toutes vos activités importantes.

 

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